春は新入、異動、退職など、いわば歓送迎会シーズン
幹事たのむよ！
上司からの軽～い一言は、こちらにとっては重～いプレッシャーです(汗)
歓送迎会って、、、どう進行するの？
乾杯やら挨拶やら誰にするべきか・・・
あれ？挨拶の順番て？
幹事となれば、これまでの歓送迎会のように
飲んで！食って！気軽に参加！というわけにはいきません！
幹事さんにとっては、
歓送迎会という名の仕事、ミッションなのです！
挨拶を頼む人、挨拶の順番をミスった！！！
などは、もってのほか！
うまくやって当たり前！
誰も褒めてはくれないかもしれません！
ですが、そういった誰もがいやがることも
そつなくこなしていくことは、見えない信頼につながります！
デキる幹事がやることは、スムーズな司会進行だけじゃありません。
歓送迎会をうまくやるポイント、それは「事前の準備」です！
いかに準備をしっかりしておいたかによって、
歓送迎会のクオリティーは決まる！
と、断言してもよいでしょう！
今回は、歓送迎会の幹事さんがするべき事前準備、
幹事さんが悩むことが多い進行や挨拶の順番、
席順などを、体験談をまじえてご紹介いたします。
歓送迎会のシナリオ 司会進行
まずは、歓送迎会の進行の流れです。
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当日の司会進行はもちろんですが、
それまでに、いかに事前準備をやっているかが、とても重要です。
以下、事前準備することです。
会場確保、会費決定
出欠確認、出席人数確定
席順決め
挨拶の依頼
花束、記念品の準備
では、さっそく１つずつ見ていきましょう。
会場確保、会費決定
日時、場所、会費を決めます。
まずは、日時です。
主役、上役のスケジュールを確認したうえで決定しましょう。
続いて、場所ですが、
初めてのお店はできるだけ避けましょう。
これまでにも、よく利用をしたことがあるお店の方が、
歓送迎会に配慮して、小さなことで気を利かせてくれたりします。
幹事にとってこれは助かります！
もし、初めて利用するお店であれば、
お店の人と事前にある程度の話、打ち合わせは必須です。
会場先には想定されるおおよそ人数で、
食べ物、飲み物のプランを交渉し会費を決定しましょう。
ちなみに、、、
記念品代金を会費にプラスする場合には、
別途徴収と２度手間にならないよう、
記念品代金を含めて会費を設定することをお忘れなく♪
出欠確認、出席人数確定
日時、場所、会費が決まったら、次は歓送迎会の出欠確認です。
メールや回覧用紙で、関係者へ案内を回覧します。
<出欠確認案内の例文>
お疲れさまです。
さて、このたび、○○さんが定年を迎えられ、3/31付けで
定年退職されることとなりました。
また、3月からは○○さんが、新たな仲間として、□□部に
着任しております。
つきましては、○○さん今後のご活躍を祈念するとともに、
ΟΟさんの歓迎の意を込め、下記にて歓送迎会を開催いたいします。
ぜひ、多くの皆様のご出席を、よろしくお願い申し上げます
1.日時 Ο月Ο日（Ο） 午後ΟΟ時～
2.会費 0000円
3.場所 居酒屋ОΟО 駅前店
Ο月Ο日（Ο）までに幹事までお戻しください。
後日出席できなくなった方は、早急に○○までご連絡ください 。
案内には、返信期日を必ず入れること！
参加人数が決定したら、会場先への連絡もお忘れなく♪
席順を決める
席順で気をつけることは、
主役である
新任者と退職者の位置と、上役の位置です。
主役の方を安易に上座に置いてしまい
みんなと話辛い場所になったり、孤立させてしまってはいけません。
職場の雰囲気や、会場にカタチにもよりますが、
上座にはこだわらず、「雰囲気のよい歓送迎会」に
なるための席位置にした方が良いでしょう。
新任者と退職者は、会の中心となるような席に配置。
近いところに上役を置きます。
そして、お調子者・ムードメーカー・しゃべるおばちゃんといった
にぎやかな人を近くに置くのもポイントです。
明石家さんまさんがいれば最高です！
主役の方にどんどん話をふり、上役の話には必殺ひき笑い。
そこが、場の中心になるような配席を考えましょう。
主役+上役+ムードメーカー
席位置のくじ引きなどは、もってのほか！
それは、普段の飲み会でやってくださいね。
ただし、上役の方々には、必ず歓送迎会の前に報告(相談)を忘れず。
主役の方を快く迎える・送りだす歓送迎会にしたいので、
役職を考慮した席ではなく、主役の方を中心とした
席位置にしたいと思いますが、いかがでしょうか？
挨拶の依頼
全体の進行、流れの中で下の赤字4つが
挨拶をお願いしなければいけないものです。
1. 開会の挨拶
2. 挨拶
3. 乾杯の挨拶
4. 歓談
5. 新入者の挨拶
6. 退職者への花束、記念品贈呈
7. 退職者の挨拶
8. 締めの挨拶
9. 閉会の言葉
10. 2次会の連絡
<2挨拶 3乾杯の挨拶 8締めの挨拶>
2挨拶を最上位者、3乾杯の挨拶を次席上位者、
8締めの挨拶を次席上位者と、偉い人順にするのが基本です。
6.退職者への花束、記念品贈呈
花束、記念品の贈呈は、直属の上司が一般的ですが、
この場面は歓送迎会で、もっとも絵になる場面でもあります。
退職者さんに一番お世話になった人が、
気持ちをこめて贈呈するのも良いでしょう。
渡すときの一言も用意するようお願いしておきましょう。
また、歓談中の頃合いを見計らって、新任者さんと退職者さんに
挨拶をしてもらいますので、こちらも事前の依頼をお忘れなく。
花束、記念品の準備
価格帯は～3,000円程度が相場ですので、
花束を用意するケースが多いでしょう。
価格的にも、見た目的にも間違いはないところです。
ただし、定年退職をされる方の場合には、
花束にプラスして、
記念品を準備するケースがあります。
記念品としては、一般的なものは、
その人の趣味に関連するものです。
あと、経験上で喜ばれたものですが、
男性の定年退職者の送別会で、
ホールケーキを準備したことがありました。
これは、本人へ、というよりも、ここまで支えてくれたご家族へ
という意味で、プレゼントして喜ばれました。
あとは、寄せ書きなんかもgoodです。
花束だけじゃちょっと・・・、
記念品といっても何を喜んでくれるか・・・
と、決め手がないようなら、みんなの気持ちがこもった
寄せ書きは手作り感があって、おススメです
言葉では伝わない思いが伝わり、
手渡した後の話のネタにもなります。
寄せ書き例文はこちらの記事で紹介しています。
まとめ
幹事さんのやるべき事前準備はいかがでしたでしょうか。
歓送迎会の事前準備は
社内調整もふくめ、やることは盛りだくさんです。
また、歓送迎会当日は、滞りない進行に全力を尽くすために
会費は、事前、または事後に徴収するようにしましょう。
当日集金の場合、時間ギリギリに来る人や遅れてくる人がいると、
会費徴収でバタバタすることがあります。
歓送迎会の幹事を1人でやるのはとても大変です！
うっかり忘れや、依頼が不十分になってしまうこともあるので、
仲の良い有志や後輩に、サポートをお願いしましょう。
仕事でもないのに、
なんで自分がこんな面倒なことを・・・
そんなことを思ってはいけません。歓送迎会は仕事です！
主役の方に喜んでもらえるような場を作る。
そのためには、
出席者や面倒な上役が不機嫌になってはいけません。
細かすぎるほど、配慮して
史上最高の歓送迎会を演出しちゃいましょう！
